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2026.9.21

タスクの棚卸しを習慣化させ、抜け漏れなく効率化する方法【手順つき】

こんにちは！
クリエイティブチームのktanakaです。

皆さんはタスクの管理、できてますか？
自分はタスクの管理が本当に下手で、度々タスク漏れが発生していました。
社内のタスク管理ツールがバージョンアップしたのをきっかけに、タスク管理の方法を見直したいと思います！

タスク管理がうまくいかない事例

記憶に頼る

手帳やノートを携帯する習慣がなく、デスク上にポストイットも存在しない。
PCやスマホ、フリーデスクの浸透でこのような職場環境は増えているかもしれません。
こうなると頼りになるのは「記憶力」になりますが、現代人はスマートフォンや検索エンジンの多用により「スマホ認知症」や「スマホ脳疲労」と呼ばれる状態に陥りやすく、記憶力が落ちたと感じることが増えているようです。
にもかかわらず自身の「記憶力」に頼るのは、よほど脳トレを積んだ人でないと厳しいのではないかと思います。

タスクの粒度が大きい

これもあるあるなのですが、例えば「提案書作成」というタスクがあると、そのタスクを分解することを認識していないのです。
「提案書作成」を分解すると「要件の整理」「情報収集」「アウトラインの作成」「説明など文章の作成」「スライドや図解の作成」「チェック」といったタスクに分けることができます。
これらは余程のことでない限りサクッとやり切るのは難しいと思うのですが、「提案書作成」という大枠の塊でしか認識していないと、自身の想定以上に時間を要してしまうか、内容の薄い提案書になってしまうかと思います。

タスクの優先順位を整理できていない

仕事にはそれぞれ「期限」が設けられているはずです。
また、自分で完結できる仕事であればまだしも、他の人と共同で進める / または後工程を他の人が行う仕事や、上司の確認や承認が必要な仕事などは、関わる人の作業時間や確認に必要な時間を意識しないわけにはいきません。

また、重要な仕事とそうではない仕事を比較せずに「思い出したから手をつける」というようなやり方では、時間がいくらあっても足りませんし、そもそも思い出せれば良いですが思い出せなかった場合は重要な仕事でミスをすることになりかねません。

抜け漏れなくタスク管理を行うための習慣

頭の中の記憶を全部書き出す

まずはメモやノートに向かって「気になっていること・やりかけで残っていること」を思いつくまま書き出します。これを先にやっておくと、後のツール確認中に「あ、そうだった」と思い出しやすくなり、忘れていた進行中タスクの拾い漏れを防げます。

普段からメモを取る癖をつける

メモはノートでもPCのメモ帳でも構わないので、自分が書きやすく振り返りやすいものにメモを取ります。
メモを取らないと常に頭の中に蓄積させておくことになりますが、脳に負担がかかるばかりか、タスク漏れを発生させやすくなってしまいます。
メリットとしては手を動かして文字を書くことで記憶に残りやすくなったり、思考も整理することができ、いつでも振り返ることができます。

先週の予定を振り返る

カレンダーアプリなどに登録されている先週の活動を振り返ることで、打ち合わせの内容などを思い出すことができ、やらなければならないタスクを思い出す可能性が高まります。

日報を振り返る

「先週の予定を振り返る」同様に日報を読み返すことで、やらなければならないタスクを思い出す可能性が高まります。

メールやチャットを振り返る

メールの受信履歴はもちろん、自身の送信履歴、チャットなどの履歴を振り返ることで予定や日報の振り返り同様に、やらなければならないタスクを思い出す可能性が高まります。

タスクの整理手順

一旦タスクリストをつくる

「抜け漏れなくタスク管理を行うための習慣」で述べている行動を一通り行い、出てきたタスクを一旦リスト化します。
大事なのは「タスクリストは１つ（１箇所）にまとめる」点です。
タスクの洗い出しは複数箇所確認しますが、片付けるべきタスクのリストは１箇所にまとめておかないと、収拾がつかなくなります。

タスクの棚卸しをする

タスクリストに洗い出したタスクをそれぞれ確認します。
期限が決まっているものであればタスク名の横に期限を記載する、粒度の粗いタスクは分解する、誰かにお願いできるものは依頼する人の名前を横に書くなどして、タスクに対する解像度を上げていきましょう。
できればそのタスクを完了させるのに必要な作業時間も記載しておくとこの後の「タスクをスケジューリングする」が行いやすくなります。

タスクをスケジューリングする

Googleカレンダーやバーチカルレイアウトの手帳など、自身が利用しているカレンダーにどのタスクをいつやるのかを記載して予定を埋めていきます。
こうすることでイチイチ「次に何のタスクをやるべきか？」というのを考えなくてすみます。
ただ、実際のお仕事の現場では差し込みのタスクも発生するかと思いますので、重要度も加味してリスケする必要があります。

スケジューリングする際のポイントとしては、お客様との商談や社内ミーティングを先にスケジューリングしていき、空いている時間にそのほかのタスクで埋めていきます。
これは自分以外の人が関与するものは動かすのが難しいからです。
商談やミーティング以外でも、他の人が関与するタスクは優先して早めに終わらせておくことが肝要です。

タスクのレビューをする

毎日、最低でも週次でレビューを行いましょう。
完了したタスクには線を引いて消し込みます。
再度タスクの洗い出しを行い、残ったタスクと一つにまとめ、タスクの棚卸しを行い、タスクのスケジューリングを行いましょう。
このタスクの洗い出しや棚卸し自体もタスクとして捉えてスケジューリングに組み込んでいきましょう。
これらのサイクルを回していくことでタスク管理が習慣化していき、タスク漏れが少なくなっていくはずです。