資料作成に悩まない！アウトライン作成のススメ
こんにちは！クリエイティブチーム・ディレクターの田中です。
テレビCMを見ては「なぜこのタレントなのか？」「なぜこのような表現なのか？」「ターゲットは誰だろう？」など不要なコンテンツ分解が趣味になっています。
クリエイティブ案件でご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください！
さて、パワーポイントやGoogleスライドを用いた資料作成は、提案力を高めたい営業マンには必須のスキルと言えるでしょう。
自分もこれまでに数え切れないほどの提案書や製品・サービス資料、ウェビナー用のスライドなどを作成してきました。
今でこそ過去の資料や知識を基に作成速度も向上しましたが、以前は徹夜をしながら作成していたものでした・・・。
今回はパワーポイントやGoogleスライドを用いた資料作成のノウハウを簡単にご紹介できたらと思います。
資料作成などで悩まれる方のお役に少しでもなれたら幸いです！
いきなりパワポやGoogleスライドをいじらない！
提案書や資料作成となると、すぐにパワーポイントやGoogleスライドを開いて操作したくなりますよね。提出日など期日が迫っていれば尚更です。
だけどそこはグッとこらえて、まずはアウトラインを作成しましょう！
ここでいうアウトラインとは、提案書や資料の構成です。
パワーポイントやGoogleスライドは優れたアプリケーションですが、コンテンツ（情報）の記述と、視覚（この場合デザイン）の成形という2つの側面を持っています。
プレゼンテーションにおいてはさらに演出（この場合はアニメーションなど）まで加わってきます。
このように一度に複数の要素を考え作成していくのは、かなり煩雑で難しい作業になっています。
まずは「何を伝えるのか？」という情報を整理することに徹するのが近道です。
アウトライン作成が提案書・資料作成の近道！
では、そのアウトラインを作成するのはどうしたら良いでしょうか？
少なくとも４つの視点が必要だと思います。
- 誰に向けた提案書・資料なのか？
- なぜこの提案書・資料が必要なのか？
- 何を伝えるのか？
- 対象者（営業ならお客様）にどうして欲しいのか？
誰に向けた提案書・資料なのか？
提案書や資料のターゲットを明確にして意識する必要があります。
個人なのか法人なのか、職種はどういった人なのか、決済者なのか現場担当者なのかなどにより、訴求すべき内容が異なってきます。
例えば経営者や役員層に向けた提案書であれば「平均◯◯◯万円のコスト削減が可能！」といった訴求が刺さりやすくなりますが、現場担当者がターゲットの提案書・資料であれば「◯◯をするだけの簡単操作で作業が終わる！」など、現場担当者の課題解決を訴求することで受け入れやすいものにすることができます。
なぜこの提案書・資料が必要なのか？
言葉を言い換えるとこの提案を行うに至ったお客様側の背景や課題を認識する必要があります。
提案に至った背景や課題を意識して資料を作成することで、与件の整理や「こういったことが問題としてありますよね？」という提示で同意を得られやすくなるという効果が得られます。
その背景や課題を明確に共通認識として揃えることで、その後の流れ（ストーリー：だからこの提案が必要なのです）を作りやすくなります。
背景や課題を意識して資料を作成することで、単なる製品やサービスの押し売りにとどまらず、課題解決するための最適解として抵抗なく受け入れていただくのに威力を発揮できます。
何を伝えるのか？
提案書や資料に思いついたことを全て入れ込みたくなるのはよくありますよね。
自分も授業などでここも重要、あれも重要とマーカーで線を引きまくった結果、ページの大半がマーカーで埋め尽くされ丸暗記を余儀なくされるといった本末転倒なことを経験したことがあります。
提案書や資料作成においても、一番伝えなければいけないことは何か？を念頭に置いて、流れに沿って資料を作成することで軸のしっかりとした伝わりやすい提案書や資料になります。
でも、一番伝えたいことってなんだっけ？となることもままあります。
そんな時は以下に紹介する方法で一番伝えたいことや製品やサービスの特徴を明確にしましょう。
だから、なに？を３回繰り返す
例えば、今回の企画提案が「最も軽い靴の開発・販売」だったとします。
そうしたら、以下の自問自答を行なってみます。
- この靴は革靴なのに100gを切る軽量な靴です
- だから、なに？
- 毎日長距離を歩く営業マンの足元が重さから解放されます
- だから、なに？
- 長距離移動の疲れを無くして、最良のパフォーマンスでお客様と商談が行え、成約率向上に寄与します！
このように３回「だから、なに？」を繰り返すことで伝えたいことを明確にできます。
ポイントは「だから、なに？」をお客様（または提案対象者）目線で行うことで、お客様のメリットを訴求しやすくすることができます。
他社（他者）との違いを探す
例えばあなたの会社がWeb制作会社だったと仮定して、自社の強みや特徴と思うことをいくつか書き出してみます。
- デザインに強いWeb制作会社
- 他にもデザインに強い制作会社はたくさんあるな。。。
- 開発に強いWeb制作会社
- システム開発会社もたくさんあるな。。。
- サイト構築だけでなくサーバー構築・保守も行います
- 小規模の会社ではサーバー構築はできないし、サーバーの保守は行えないから、これがウチの強みだな！
上記のようにいくつか洗い出した強みから他社が訴求していない（または競合が少ない）強みを洗い出し、さらに前述の「だから、なに？」を行うことでお客様へのメリットまでコピーを落とし込むことができます。
対象者（営業ならお客様）にどうして欲しいのか？
提案書や資料の肝心な部分なので抜け落ちることはないと思いますが、最後にどうして欲しいのか？「ゴール」を明確にしましょう。
製品やサービスを申し込んで欲しいのか、資料請求して欲しいのか、お問い合わせをして欲しいのか、など提案対象者に求める行動を明確にします。
上記の行動はいずれもゴールとして捉えられるものですが、今回の提案や資料作成において、どのゴールが適切なのか、悩むことがあるかと思います。
設定すべきゴールは「検討期間」と「商材の特性（価格・導入のハードル）」によって分けられます。
以下に主な３つのゴールをご紹介します。
＜即決可能な低価格の商材・サービス＞
低単価で担当者ベースで決済できる金額、検討期間が数分〜数日
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「購入・お申し込み」「無料トライアルお申し込み」など。
リスクや導入ハードルの低いものであれば、速やかに導入を促せるゴールを設定すべきと考えます。
＜価格がそれなりのSaaSや製品など＞
月額費用が数万〜数十万、検討期間が数週間〜数ヶ月
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「デモンストレーションお申し込み」「無料体験アカウントお申し込み」など。
説明だけでは使用感がわからないので、実際に利用してもらうことが最大のクロージングになりえます。
＜社内稟議申請を要するような製品・サービス＞
導入費用が数百万円、検討期間が数ヶ月〜に及ぶような高額商品や受託開発やコンサルなどのサービス。
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金額が高額なのでいきなり契約締結にはならないですし、会社はもちろん担当者ベースでの信頼を得ることが重要になります。
このような製品やサービスの導入には「どれくらいの費用感でどんなことができるか」を擦り合わせるステップが必要です。
そのやりとりの過程で信頼構築も必要なことから「無料お見積り」「無料診断申し込み」などで接点創出が必要になります。
今回の提案・資料の内容に応じて最適なゴールを選択いたしましょう。
これらの視点を明確にしていきながら、いよいよアウトラインを作成していくのですが、それでも慣れないと悩んだり、必要以上に時間がかかると思います。
そこでお客様目線でアウトラインを作るコツのPASONAの法則を利用しましょう！
PASONAの法則でサクサク資料作成！
PASONAの法則は物事を整理する際によく言われる「5W1H」を踏まえた法則と言われており、製品やサービスの申し込みを促すのに適しています。
具体的には、Problem（問題提起）、Affinity（共感・親近感）、Solution（解決策）、Offer（提案）、Narrow Down（絞込み）、Action（行動喚起）の頭文字をとったものです。
Problem（問題提起）
「このようなお悩みありませんか？」「◯◯◯は▲▲▲にとって悩ましい問題です」などの問題提起を行い、自社や自身に当てはまることを認識させて自分ごと化を促します。
Affinity（共感・親近感）
「◯◯◯をすることは時間がかかることが多く、余裕を持って行なったはずが結局ギリギリになることもしばしばでした」と言った「そうそう！」といった共感や親近感を促す文章です。
Solution（解決策）
「◯◯を利用することで、前述の問題を解決することができます。また、▲▲もすることが可能です。」など、これから案内したい製品やサービスが問題を解決できる商品であることを認識させる文章です。
Offer（提案）
「ご紹介する◯◯は、▲▲のようなこともできまして、さらに■■の効果を得ることも可能になっています。２週間のお試し利用も可能なので、ぜひこの機会に体験してください！」というような追加の情報提供や具体的な提案を含めた文章。
Narrow Down（絞込み）
「現在、ローンチモニターキャンペーンを行ってまして、先着◯社までは特別価格でご利用いただけます！」など、今申し込みを行わせる理由付の文章。
Action（行動喚起）
「お申し込み・ご相談は担当営業までお気軽にご相談ください」といった具体的なゴールの方法を紹介する文章。
おすすめは箇条書きで書いていくことです。
インデントなども利用することで説明している文章は何に対する説明なのか？も視覚的に構造を把握しやすくすることができます。
このような流れでひとまず文章を作成すれば、パワーポイントは清書を行うためのツールのように思えてきます。
パワーポイントで視覚的にわかりやすく伝えるコツはまたの機械でご案内いたします。
情報の整理・整頓ならクリエイティブチームへ！
クリエイティブチームでは、情報の整理・設計を得意としたサイト構築を得意としています。
経年でページ数が膨大になってしまったサイトのコンテンツを洗い出し、整理・整頓した上でアクセスしやすいUIを実装することで、回遊性の高いサイト制作が行えます。
クリエイティブチームに一度相談してみたい！というお客様は担当営業にお声がけいただくか、お問い合わせフォームより「クリエイティブチームへ相談希望」と記載してお気軽にお問い合わせください！
